Il 64,5% delle aziende dichiara che i dipendenti hanno apprezzato la decisione di passare allo smart working (voluta o dovuta in base alle circostanze) e che questa non ha avuto contraccolpi sulla produttività (39%), è questo quello che emerge dall’indagine di InfoJob sullo Smart Working, di cui potete trovare un’infografica qui sul sito. Molti italiani hanno trasformato i loro salotti in uffici. Il rischio, però, è quello di avere difficoltà a concentrarsi sul lavoro ed essere efficienti.
Oggi voglio condividere con te 14 soluzioni a problemi che potresti avere lavorando a distanza, per lavoro o per un progetto personale.
Crea uno spazio dedicato per concentrarti sul lavoro
In una casa indaffarata, può essere fin troppo facile lasciare che i bambini accumulino i loro compiti sulla scrivania o giochino al computer, e difficilmente si crea un’atmosfera professionale. Se la casa è abbastanza grande da avere una stanza dedicata esclusivamente al lavoro, sei fortunato. In caso contrario, è sufficiente creare un’area dedicata dove poter usare il computer, parlare al telefono e conservare i documenti importanti.
Ma anche se sei a casa da solo, avere uno spazio-ufficio dedicato è la cosa migliore. Non solo per aiutarti a rimanere concentrato, ma anche per separare gli ambienti in modo netto. Utilizzare il tuo ufficio casalingo esclusivamente e regolarmente per motivi di lavoro è la chiave di questo consiglio. Se lo utilizzi solo qualche volta o se lo condividi con tutta la vostra famiglia, rischia di non avere lo stesso effetto.
Investi nell’ufficio
È importante che il tuo ambiente di lavoro domestico abbia tutti gli accessori che ti aspetteresti di trovare in un ufficio classico. Naturalmente, ciò che ogni persona ritiene necessario varia a seconda dei gusti e della professione. Alcuni elementi che potreste considerare includono:
- Un computer affidabile e dedicato al lavoro
- Una connessione internet di buona qualità, se non ottima
- Un telefono o un cellulare aziendale
- Un sistema di archiviazione affidabile
- Mobili per ufficio (scrivanie, cassettiere e sedie ben fatte fanno la differenza!)
- Una buona stampante (se ne hai necessità)
Avere con un computer obsoleto o dover correre in tipografia per stampare può costarti tempo e produttività. Essere efficienti è anche questo! Se sei un lavoratore autonomo, puoi detrarre dalle tasse tutti gli articoli che acquisti per il tuo ufficio a domicilio. Assicurati di conservare le ricevute!
Crea una lista delle cose da fare ogni giorno
Fissare le priorità è importante, e lo è ancora di più quando si lavora in casa. Senza un capo che ti controlli o colleghi con cui confrontarti, sta a te mettere ordine nella tua lista delle cose da fare e portarle a termine. Può aiutarti a rimanere sulla buona strada ed evitare di sentirti sopraffatto.
Annota ciò che deve essere fatto durante una determinata giornata di lavoro, poi numera ogni cosa in ordine di priorità. Quando la giornata è finita, trasferisci tutto ciò che non hai realizzato nella lista del giorno successivo per assicurarti che non sfugga nulla. Puoi anche provare alcune applicazioni e strumenti per restare sulla buona strada. Ce ne sono molte disponibili, alcune offrono un’ottima compatibilità con sistemi operativi e suite professionali, per esempio OneNote della suite Microsoft 365 (ex Office 365).
Sii chiaro con la tua famiglia
Se vivi con qualcuno, e soprattutto se hai figli per casa, hai bisogno della collaborazione di tutti. Sii chiaro con le persone con cui vivi e spiega loro che devi concentrarti durante l’orario di lavoro e quindi non puoi essere interrotto. Se ci sono dei bambini, avere l’appoggio dell’altro genitore o di un parente che si possa prendere cura di loro è molto importante. Lavorare da casa diventa un lavoro di squadra quando chiedi a tutti di fare la loro parte per aiutarti a rimanere produttivo.
Un buon compromesso, con dei bambini, potrebbe essere il sistema del semaforo. Il genitore che lavora a casa mette un cerchio rosso, giallo o verde sulla porta della stanza-ufficio in base a ciò che succede in un certo momento: verde significa che è possibile entrare, giallo significa che bisogna bussare e rosso significa non disturbare.
Ma anche se non hai figli, potresti dover comunicare il bisogno di un ambiente di lavoro tranquillo alla persona con cui vivi. Stabilite insieme delle regole di base per l’ambiente di entrambi, come ad esempio bussare prima di entrare o rispettare la quiete in determinate ore. Questo è utile anche per una sana vita di coppia: lasciate che ci siano momenti in cui ognuno ha il tempo per coltivare le proprie passioni e avere i suoi tempi.
Una cosa per volta
Controllare la tua email è una necessità quando sei in telelavoro, specialmente se è il metodo di comunicazione preferito di colleghi o clienti. Tuttavia, cliccare costantemente su refresh può ostacolare i tuoi progetti e la concentrazione, fino a disturbare sensibilmente il flusso di lavoro.
Per essere efficiente, chiudi l’e-mail, spegni tutte le notifiche telefoniche e controlla i messaggi solo ad orari prestabiliti durante il giorno. Anche se controlli ogni 30 minuti, otterrai comunque un blocco di tempo di lavoro ininterrotto. Ti consiglio di valutare, in generale, una vita meno collegata ai dispositivi digitali. Ne ho parlato in un podcast sul minimalismo digitale. È incredibile quanto la tecnologia che dovrebbe esserci utile, sia in realtà il primo ostacolo alla nostra efficienza.
Se ti accorgi che controlli un po’ troppo spesso i tuoi siti preferiti durante l’orario di lavoro, prova a usare LeechBlock, un’estensione che ti permette di bloccare i siti che ti succhiano il tempo in determinate ore del giorno. È possibile anche impostare delle regole, per esempio abilitare cinque minuti di Facebook dopo 45 minuti di lavoro.
Utilizza un browser dedicato
Per non distrarti al lavoro, potresti voler installare un browser differente per la tua vita lavorativa. In questo modo la tua vita personale e quella professionale non si mescoleranno nel browser.
Il browser che usi per la navigazione personale può anche essere pieno di distrazioni, schede aperte, bookmark, notifiche attivate e messaggistica attiva. Allo stesso tempo, però, il browser dedicato al lavoro sarà essenziale, per aiutarti a concentrarti sul lavoro ed essere molto più efficiente.
Tieni solo i bookmark relativi al lavoro e attiva estensioni che ti aiutino ad essere efficiente. Il risultato è la possibilità di accedere a Internet senza essere distratti da video divertenti o feed dei social network. Utilizza il browser personale nei momenti liberi, così potrai velocemente controllare tutti i siti che lavorando ignori.
Organizza
Quando si fa smart working, il lavoro può diventare anche più stressante. Improvvisamente, ti trovi a combattere tra la vita domestica e quella lavorativa, e una breve distrazione può interrompere la tua concentrazione. Ciò significa che devi fare tutto il possibile per ottimizzare e organizzare il tuo ufficio in casa, altrimenti rischi di non essere efficiente e perdere un sacco di tempo.
Organizzati prima di sedere alla scrivania. Sarai meno stressato e più produttivo per tutto il giorno. Software come Evernote, disponibile per ogni dispositivo, ti permette di tenere idee, appunti, immagini e promemoria in un unico luogo virtuale. Questo è perfetto per quei momenti in cui hai un’idea brillante e sei lontano dalla scrivania.
8. Creare un orario di lavoro
Non è sempre facile distinguere chiaramente la vita domestica dalla vita lavorativa quando il computer è a pochi metri di distanza. Il modo migliore per affrontare il burnout lavorativo è quello di creare un orario di lavoro. Anche se può risultare impossibile ignorare completamente il lavoro dopo l’orario stabilito – soprattutto se si lavora come freelance – si devono impostare delle priorità. Se adotti un orario di lavoro che va dalle 9 alle 17 (per esempio), rispettalo e adatta il tuo ambiente-ufficio in modo coerente. Dopo l’orario di lavoro, rispondi solo alle e-mail importanti.
Esistono applicazioni, come Toggl, che ti aiuteranno a tenere traccia delle ore lavorate. Toggl prende nota dell’orario di lavoro e ti permette di inviare aggiornamenti e fogli di presenza ai supervisori. Anche se non hai l’obbligo di consegnare un foglio ore, sapere quanto tempo hai speso in un determinato progetto o compito, è molto utile per analizzare come hai speso le giornate e ottimizzare i tempi.
Ricordati che pianificando l’orario di lavoro dovresti tenere conto anche delle pause e dei pasti. Sono parte integrante della conservazione della tua sanità mentale. Una pausa mattutina, un pasto a mezzogiorno e una pausa pomeridiana – anche solo per rilassarti e visitare i tuoi siti web preferiti – possono aiutarti a rimanere concentrato mentre lavori.
In questo campo ricorda che:
- Alternare compiti diversi con pause di 5 minuti è un ottimo modo per essere più efficienti
- Se sei stanco, fermati e riposa. Continuando a lavorare, sprecherai un sacco di tempo e peggiorerai la situazione. Meglio lavorare meno ma in modo più efficiente, che passare ore senza concludere, di fatto, nulla
Mangia in cucina
Mangiare alla scrivania può sembrare una cosa di poco conto quando si fa smart working. Eppure, avere qualcosa da mangiare sul tavolo può facilmente diventare una fonte di distrazione. Mangiare mentre lavorando non è possibile. Per esempio, è molto difficile usare la tastiera se una mano è impegnata a mangiare. Per questo motivo, se hai cibo sul tavolo, è più facile che diventi una scusa per prenderti una pausa extra, e non va bene!
La cosa migliore da fare è rendere l’ufficio domestico una zona food-free, cioè senza cibo. Tieni a portata di mano una bottiglia d’acqua o una tazza di caffè americano o tè da sorseggiare, ma lascia il cibo vero e proprio per la cucina o la sala da pranzo.
Un consiglio: utilizza solo tazze e bottiglie con tappo. Se rovesci liquidi sul pc fai un bel danno!
Investi in cuffie anti-rumore
Regalati un paio di cuffie anti-rumore. Non ti renderai conto della loro efficacia, finché non inizi a indossarle durante il lavoro. Isolarsi isolare davvero, usando musica o rumore bianco, è davvero eccellente per la concentrazione.
Pensa a tutti i rumori di casa che potrebbero disturbarti e farti perdere la concentrazione. Non è possibile, e nemmeno giusto, pretendere che il mondo si fermi perché tu stai lavorando, le cuffie anti-rumore sono la soluzione migliore.
Le cuffie anti-rumore di tipo attivo sono progettate per emettere una frequenza inversa rispetto ai rumori che hai intorno, azzerando i rumori. Sono particolarmente efficaci se abbinate alla musica. Le cuffie funzionano anche come un ottimo indicatore per chi vive con te: se le indossi, è probabile che tu non voglia essere disturbato/a.
Usa servizi di condivisione cloud
Il telelavoro può voler dire una condivisione costante di file tra casa e ufficio aziendale. Mentre è possibile inviare e-mail avanti e indietro, gli allegati possono perdersi nella confusione, soprattutto se si aggiornano regolarmente le copie. Se poi la linea internet non è molto stabile, trasferire dei file può diventare un problema.
Un’ottima soluzione è un servizio di file sharing basato su cloud. Alcuni esempi sono Dropbox, Google Drive, OneDrive o Trello. Con la possibilità di aggiornare i file in tempo reale. È anche possibile ignorare le versioni obsolete dei file per ridurre lo spazio utilizzato, consentendo l’accesso ai colleghi, al capo o ai clienti.
Mantenere un calendario impeccabile
Essere presenti tutto il giorno può significare dover scendere a compromessi con il multitasking. Per esempio passare la pausa pranzo al telefono. Un rigido calendario aiuta a evitare l’eccesso di appuntamenti e l’accavallarsi degli impegni. In questo caso le alternative sono fin troppe, prova Outlook, ma anche Google Calendar o semplicemente il calendario del tuo smartphone.
Cerca di essere sincronizzato con colleghi e clienti, anche se può essere una seccatura quando non si lavora insieme in un ufficio. Potete impostare le riunioni con un calendario condiviso e fare un controllo scegliendo una fascia oraria che funzioni per tutti.
Chiedere aiuto
Non devi fare tutto da solo. Assumi una babysitter per i figli, oppure prendi in considerazione l’ipotesi di assumere un assistente o una governante per ridurre la portata delle responsabilità familiari in casa e mantenerti concentrato il più possibile. Assumendo un aiuto durante le vacanze scolastiche estive, per esempio, avrai a disposizione un po’ di tempo adatto per concentrarsi sul lavoro in modo costante e i figli ricevono l’attenzione supplementare di cui hanno bisogno.
Che tu abbia figli o no, lavorare da casa ti ricorda costantemente tutte le faccende che sono in sospeso, aggiungendo uno strato di stress al tradizionale lavoro d’ufficio. Se ti senti indietro col lavoro, chiedi al tuo partner di dare una mano e di assumersi momentaneamente le responsabilità che ti distraggono maggiormente.
Sarai più produttivo se ti concentri al 100% sul lavoro, piuttosto che sui piatti sporchi nel lavandino o sulle commissioni da fare.
Esci e socializza
È davvero facile incollarsi alla sedia dell’ufficio, soprattutto quando si trova vicino alla cucina e al letto – dopotutto, cos’altro ti serve? Però, se lavori da casa, è importante che ti sforzi di uscire e socializzare regolarmente.
Che si tratti di partecipare a un pranzo, di andare a una fiera o a una convention di settore, o anche di incontrare un gruppo di altri professionisti a casa, potresti anche essere più produttivo dopo aver trascorso un po’ di tempo lontano dal lavoro. Inoltre, puoi raccogliere consigli e idee da altri professionisti. Chiedi i loro punti di vista su quello che stai facendo e fatti ispirare nella soluzione di un certo problema!
Se ti senti troppo occupato per uscire di casa e incontrarti con altri, consideralo parte del lavoro. Hai bisogno di una pausa e di stimolare il tuo cervello con qualcosa di nuovo.
Una parola finale
Anche se il lavoro da casa ha molti vantaggi, può certamente essere difficile se non si è preparati per le sue sfide. Testando le acque e vedendo ciò che aiuta davvero a mantenerti sulla buona strada, puoi trasformare un telelavoro in una carriera redditizia – una carriera che offre il meglio del mondo professionale e personale.
Ricorda però che è un lavoro e come tale deve essere trattato. Staresti in ufficio anche durante il pranzo o fino a sera tardi?
Ricorda, se ti senti stanco e non riesci più a concentrarti sul lavoro, stacca e riposati. All’inizio, forse, perderai tempo nel farlo, ma quando inizierai a conoscere meglio la tua routine e il tuo corpo, capirai che il riposo è importante tanto quando il lavoro stesso.
